Succes med Lean i SMV

PDF-file

Lean kan også gennemføres med stor succes i små og mellemstore virksomheder (SMV), hvis det gribes  rigtigt an.

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

Lean er for længst implementeret med succes i de fleste store virksomheder. Over de seneste 10 år har flere af de store danske virksomheder opnået store Lean resultater. Det er resultater, som i høj grad har bidraget til, at de store virksomheder har reddet sig fri af finanskrisen og igen har sorte tal på bundlinjen.

Det forholder sig ofte anderledes med Lean i de små og mellemstore virksomheder (SMV). Her bliver metoden kun anvendt i begrænset omfang, selvom metoden er ligeså effektiv i SMV.

Hvis man ikke tidligere har gennemført store effektiviseringer i SMV’en, så er potentialet med Lean stort:

  • Øget produktivitet på 5-10 % pr. år i en årrække.
  • Øget kundetilfredshed på 5-10 % pr. år i en årrække.
  • Reduceret gennemløbstid på minimum 10-20 % pr. proces og ofte meget mere.

Det har vist sig, at den helt afgørende udfordring for SMV er manglende personaleresurser til at drive Lean indsatsen. Ingen resultater kommer af sig selv, heller ikke når vi taler om Lean. De store virksomheder har resurser til at etablere Lean kontorer med en Lean manager og Lean agenter til at drive Lean arbejdet i organisationen.

I SMV er det sjældent muligt at afsætte personer fuldtids til at drive Lean indsatsen. Der er ikke så mange personaleresurser til at planlægge, træne, kommunikere, gennemføre og følge op på Lean indsatsen. Det er årsagen til, at mange SMV’er enten ikke er kommet i gang med Lean, eller at Lean arbejdet er løbet ud i sandet.

For at få succes med Lean i SMV må indsatsen tilrettelægges og gennemføres på en ganske anden måde end i de store virksomheder.

I det følgende præsenterer vi nogle af vore vigtigste erfaringer med at få Lean til at fungere i SMV.

 

Skab et overblik over potentialet

Når resurserne er begrænsede, er det vigtigt at prioritere og i første omgang sætte ind, hvor de har den absolut største effekt.

For at kunne prioritere må der etableres et overblik over virksomhedens processer. De skal kortlægges. Ikke på detailniveau i workflows, blot overordnet i procesbilleder og flowcharts.

På disse flowcharts udpeges potentialet for Lean resultaterne i virksomheden:

  • Hvor er spildet?
  • Hvor sker fejlene?
  • Hvor er der ventetider?
  • Hvor er flaskehalsene?
  • Hvor er kunderne utilfredse?
  • Hvor skabes der ikke værdi?
  • osv.

Der skal bruges enkle metoder til at tegne processerne, når der indføres Lean i SMV.

Det absolut mest effektive medie til at tegne og analysere virksomhedens processer er at bruge brunt indpakningspapir og post-it’s på væggen. Det er praktisk, involverende, sparer tid til rentegning og giver et fantastisk overblik. Begynd under ingen omstændigheder at bruge IT-værktøjer til at rentegne processerne. Det er dræbende for kreativiteten og spilder en masse tid, der kan bruges bedre andetsteds.

 

Hav kun få tiltag i gang på samme tid

Ud fra et overblik over potentialet og mulighederne for forbedringer, skal der prioriteres hårdt. De lavt hængende frugter skal udpeges. Det er de forbedringsmuligheder, som giver den største effekt med den mindste indsats.

Det er en udbredt fejl at have for mange tiltag i gang på samme tid. Det spreder resurserne, slører fokussen og øger sandsynligheden for, at det løber ud i det bare ingenting.

Det er helt afgørende og kritisk, at der i en SMV kun igangsættes meget få velvalgte tiltag på samme tid. Det vil øge fokus, og resurserne kan anvendes koncentreret på disse tiltag for at få dem helt i mål.

Det er vigtigt at prioritere opgaverne , når der arbejdes med Lean i SMV. Der bør således kun arbejdes på få opgaver samtigt i SMV.

Hvis Lean arbejdet afgrænses i korte bidder a fx 30 dage, gøres forløbene overskuelige og opnåelige – og der går ikke metaltræthed i indsatsen. Vores erfaring har lært os, at det ofte sker i mindre organisationer. Derfor har korte indsatser og projekter meget større sandsynlighed for at blive en succes end lange forløb.

En meget effektiv Lean metode til at gennemføre korte og fokuserede forløb, er de såkaldte ”Blitz Kaizen” – eller i daglig tale bare ”Blitz”. Kort fortalt er det en teknik, hvor 3-5 nøje udvalgte medarbejdere arbejder intensivt i 3 fulde dage for at realisere én stor forbedring. Arbejdet foregår med en række praktiske værktøjer, som sikrer, at man kommer godt rundt om alle forhold – og herefter omsætter de bedste løsninger til praksis. Hemmeligheden i en Blitz er, at alle deltagere fokuserer 100 % på denne ene sag og intet andet i de 3 dage, den varer. Det giver adgang til helt nye ideer og resurser hos deltagerne. Fra mange blitzer ved vi dog, at metoden kræver en stærk facilitator til at holde arbejdet på sporet.

 

Brug enkel og praktisk kommunikation

Der er en klar tendens til, at succes avler succes. Når det bliver synligt, at Lean indsatsen bærer frugt, får Lean arbejdet flere tilhængere, og kritikkerne blive færre. Endnu flere får lyst til at være en del af succesen, og dem, der allerede er i gang, lægger endnu mere engagement i at nå målene.

Derfor skal resultater, selv de små og spinkle i starten, kommunikeres massivt og vedvarende til alle ledere og medarbejdere.

Den største udfordring for kommunikationen i SMV er, at den ofte bliver nedprioriteret. Den bliver lige udsat til næste uge pga. hårdt arbejdspres, for ”så meget haster det vel heller ikke”.

Klassiske kommunikationsmidler som fx flotte foldere eller intranet kræver en stor indsats at drive, og de lykkes derfor sjældent i SMV. Sæt i stedet ambitionerne lavere og vælg nogle simple metoder for at få budskaberne ud.

Placer fx en whiteboard tavle et meget centralt sted i virksomheden. Hæng den op i kantinen eller et sted, hvor folk hele tiden færdes. Indret den helt simpelt med resultater for de få igangværende projekter og et lille område med en opsamling af alle opnåede Lean resultater.

Fyld ikke tavlen op med en masse information og slet ikke med noget, som ikke vedrører Lean. Tavlen skal kunne læses af forbipasserende på få minutter. Det er kravet for, at den bliver læst!

Der er tre spilleregler for en effektiv tavle:

  • Den må kun indeholde resultater.
  • Resultaterne i form af måleresultater skal være nemme at forstå.
  • ALLE resultater skal opdateres mindst hver uge.

 

Læg opfølgningen i faste og enkle rammer

Traditionelt gennemføres opfølgning ofte på lange møder med lange dagsordener. Det er både meget tidskrævende og måske ikke særligt effektivt. I mange SMV er der ikke kultur for at holde mange eller lange møder. Der klarer man de fleste ting over telefonen, mailen eller en kort diskussion på gangen. Hold fast i det, for disse metoder er også meget velegnede i Lean arbejdet!

Når det så endelig er nødvendigt at samle folk til et møde, skal det gøres kort og effektivt. Vi har rigtig gode erfaringer med ”Tavlemøder”. Man mødes stående i præcis 30 minutter. Der er en fast dagsorden og emnerne behandles på en whiteboard tavle. Der bruges ikke tid på at udsende dagsordener inden, og der udarbejdes ikke referat efterfølgende. Alt dokumenteres på tavlen med tusch og post-it’s.

 

Keep it simple

Det gamle mundheld ”Keep it simple” gælder i høj grad for Lean arbejdet i SMV. Hvis Lean indsatsen skal lykkes i SMV, så skal indsatsen tilpasses den ofte meget travle drift og de begrænsede resurser til at drive andre opgaver.

Så Lean indsatsen skal starte enkelt og pragmatisk. I takt med at resultaterne kommer, og der frigøres resurser, kan nogen af disse resurser bruges i Lean arbejdet til nå nye mål.

Lean er ikke et projekt, som skal klares på et år eller to. Det er mere en kultur om konstant at forbedre processerne og driften. Derfor er det ikke noget, som skal eller kan hastes igennem. Lean metoden skal vokse sig stærk i organisationen på en måde, som passer med virksomhedens kultur. Det vigtigste og sværeste er at holde Lean indsatsen i gang længe nok til, at de første store resultater er i hus. Derefter går det nemmere!

Hvis du vil vide mere om vore resultater og erfaringer med Lean i SMV – og diskutere mulighederne hos jer, så kontakt Claus Toft Friis på mobil 61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk.