Procesoptimering – Det gøres med flow

PDF-file

Gennemfør procesoptimering og Lean arbejdet på den rigtige måde – Opnå mere flow i processerne og få bedre resultater.

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

Fokus i arbejdet med procesoptimering og Lean ligger ofte forkert. Der er alt for lidt fokus på at øge flowet i processerne. Det har vi set mange gange. Derved går virksomhederne glip af store muligheder.

Vi ser, at der i procesoptimeringen ensidigt bliver brugt tid på at fjerne spild og dermed for lidt tid på at skabe flow i processerne. Lean arbejdet udvikler sig til en ensidig jagt på små forbedringer, mens de store muligheder bliver overset.

Fokus i procesoptimeringen skal fordeles ligeligt mellem at fjerne spild og skabe FLOW i processerne. FLOW vil sige, at virksomhedens processer håndterer ydelser og produkter hurtigt og jævnt – og er fleksible og hurtige til at klare ændringer i behov og krav.

En proces med flow kan ses som et vandløb ...

 

At fjerne spild fra processen vil selvfølgelig øge flowet. Det at fjerne spild er ligesom at fjerne sten fra et vandløb. Vandet vil strømme hurtigere, når der ikke ligger sten og andre hindringer i vejen for vandet. Når vi fjerner spild, så laver vi forbedringer af den eksisterende proces (as-is-processen). Men at fjerne spild er ofte kun småjusteringer, fordi processen grundlæggende er opbygget forkert.

 

Mindre spild og mere flow

At jagte og fjerne spild er en relativ enkel og klar opgave, der er til at gå til. Netop denne enkle tilgang er en af styrkerne i Lean.

Men indsatsen vil miste fremdrift og resultater, hvis der ikke også er fokus på at øge flowet. Parallelt med jagten på spild må der igangsættes en direkte og målrettet indsats for at øge flowet i processerne.

Hvor jagten på spild tit handler om at løse et afgrænset problem, så handler arbejdet med flow ofte om at ombygge eller opfinde processen på ny. Flow må nemlig bygges ind i processen – og det er ofte nødvendigt at starte fra bunden med en frisk tankegang. Dvs. at designe og implementere en proces, hvor flowet er tænkt ind fra starten. Denne nye proces kaldes ”to-be-processen”.

Essensen i procesoptimering er at skabe flow.

Et godt flow i processen giver flere typer af resultater for virksomheden:

  • Først og fremmest forkortes gennemløbstiden i processen. Det betyder kortere leveringstid af ydelser og produkter til kunderne.
  • Stort flow gør også processen mere fleksibel. Processen kan bedre klare hastesager og ændringer i planer, fordi resurserne ikke er bundet op i mange igangværende opgaver.
  • Flow har også en gunstig effekt på kvaliteten af ydelserne, selvom mange fejlagtigt tror det modsatte. Når ydelser eller produkter befinder sig kortere tid i processen, sker der erfaringsmæssigt færre fejl. Hvis der sker fejl, så sker de kun i få ydelser, inden den opdages. Derved kan fejlen korrigeres og forebygges i efterfølgende ydelser.

 

Metoder i procesoptimering til at øge flowet i processen

Flow skal bygges ind i virksomhedens processer. I figuren nedenfor viser vi otte af de vigtigste Lean metoder til at optimere processerne gennem at skabe mere flow:

Der er 8 metoder til at skabe mere flow med procesoptimering.

Der er 8 grundlæggende metoder i procesoptimering til at øge flowet i den enkelte proces

Lad os uddybe og eksemplificere tre af metoderne for at illustrere, hvordan der etableres flow i processen:

  • Etabler træk, så kunden eller næste procestrin først ordrer og modtager ydelsen, når der reelt er brug for den. På den måde fyldes processen ikke op med ydelser eller opgaver, som endnu ikke er efterspurgt.
    Eksempel: Det simple eksempel på træk er fra supermarkedet, hvor en ny mælk glider frem, når man tager en fra hylden. Samtidig bestilles en ny fra mejeriet til opfyldning næste dag.
  • Håndter varianter forskelligt. Det er typisk kun 5 % af produktvarianterne, som står for 50 % af omsætningen i en virksomhed. De 5 % håndterer processen som regel ubesværet, da processen er øvet til at klare dem. De 95 % forekommer sjældnere og kræver ofte meget mere af processen.
    Eksempel: Ved at lægge de få men komplicerede byggesager i sin egen proces med egne resurser, kunne en kommune få dag-til-dag levering af tilladelser til borgerne på de mange simple byggesager.
  • Gør processen gennemsigtig, bl.a. ved at indrette de fysiske rammer efter forløbet i processen. I en transparent proces er bunker, flaskehalse og fejl mere synlige og bliver derfor hurtigere ryddet af vejen.

I salgsprocessen blev tiden til at udarbejde tilbud reduceret med 30 %, da sælgerne blev placeret i synsafstand fra hinanden samtidigt med at en digital reol blev brugt til at have et fælles overblik over igangværende tilbudsopgaver.

 

Effektive processer

En effektiv proces har flow og ingen spild. Der skal derfor designes og implementeres processer med flow samtidig med at de finjusteres og forbedres løbende ved at fjerne det spild, der dukker op. Det er vejen til procesoptimering…

Hvis du vil vide mere om vore resultater og erfaringer med procesoptimering – og diskutere mulighederne hos jer, så kontakt Claus Toft Friis på mobil 61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk.