Målstyring

PDF-file

Målstyring med de rette KPI’er skaber fokus og resultater

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

Målstyring eller Performance Management er nødvendig for at nå de ønskede resultater.

For mange mål for den enkelte

Nogle virksomheder har alt for få KPI’er i deres målstyring, andre alt for mange. Ofte ser vi hos vore kunder, at en mellemleder eller nøglemedarbejder har 10 eller helt op til 20 mål, som han/hun skal være med til at nå.

Hvad sker der for mange af os, når vi har rigtig mange mål, vi skal nå – og når disse mål fremstår som lige vigtige?

Vi mister overblikket, fokussen – og måske pusten. Vi prøver at bruge vores tid lidt på det ene og lidt på det andet, uden at vi når nogen afgørende resultater.

For nogen tid siden fik vi en virksomhed som ny kunde. En af de første ting, som jeg undrede mig over, var ledernes forhold til virksomhedens mål. Der var opstillet mange mål. Det skete ofte, at et mål ikke blev nået. Det overraskende for mig var den reaktion, som det udløste hver gang.

I stedet for at bruge energi på at gøre noget for at indhente det forsømte, blev der brugt en masse energi på at finde undskyldninger, enten ved at så tvivl ved målemetoden eller ved at (bort)forklare, hvorfor det måtte gå, som det gik.

På et tidspunkt konfronterede jeg ledergruppen med det, jeg havde observeret. Det blev besluttet at forfølge det nærmere. Den hyppigste forklaring fra lederne var, at der var så mange mål, som den enkelte skulle leve op til, at det blev oplevet som uoverkommeligt og urealistisk.

Flere opgav simpelthen på forhånd, også fordi de ofte følte, at de ikke havde fuld indflydelse på at nå målet. Den bedste energi hos lederne blev i stedet brugt på at være på forkant med sine (bort)forklaringer, når et mål ikke så ud til at blive nået.

At mål ikke nås, er selvfølgelig katastrofalt for en virksomhed. Det giver mismod og frustrationer. Det er en rigtig dårlig cirkel, som skal brydes.

Selvom det at arbejde systematisk med mål ikke er noget nyt, skulle man tro det en gang imellem. Ofte glemmes den effekt og energi, som de få og rette mål har for virksomheden.

 

6 tips for god målstyring

Her er 6 tips til at skabe resultater med målstyring i din organisation:

 

1. Hav max. 5 vigtige mål for et område

De skal være afgørende for processens succes. Der skal helst også være en rød tråd til strategien, så alle forstår, hvorfor disse mål er vigtige.

Resten af virksomhedens mål skal synligt nedprioriteres. Ja, det er en hård opgave at fravælge eller nedprioritere mål, fordi vi ofte synes, at alt er vigtigt. Vi er bange for, at fravalget har en negativ effekt. Erfaringen siger tværtimod. Der kan være brug for mange mål, men så må de prioriteres kraftigt. Medarbejdere og ledere skal umiddelbart kunne skelne mellem vigtige og knap-så-vigtige mål.

 

2. Sæt målene ud fra behovet, og ikke ud fra hvad I tror er muligt.

Dvs. ud fra det resultat, som SKAL nås. Vi ser ofte, at mål er opstillet med udgangspunkt i, hvad man tror, man KAN nå. Den indsats, som skal leveres for at nå et mål, bliver ikke motiveret af, om man tror, man kan eller ej. Motivationen kommer, når der SKAL nås noget vigtigt og meningsfuldt for virksomhedens og dens interessenter.

 

3. Vær modig og ambitiøs.

Det kræver mod at opstille mål, man ikke umiddelbart kan se, hvordan man skal nå. Men det er vigtigt, at målet sættes uden at have en bestemt løsning i baghovedet. Kun på denne måde vil der blive tænkt nyt og anderledes for at finde en løsning, som kan give et endnu bedre resultat.

 

4. Nedbryd hovedmålene til relevante mål for de forskellige dele af organisationen.

Alt for ofte sker det, at medarbejdere får ansvaret for mål, som de ikke selv har fuld indflydelse på. Det fører til frustration og manglende motivation. Man skal og kan kun tage ansvar for mål, som man selv har indflydelse på. Derfor er det vigtigt at nedbryde eller opdele de overordnede mål i vedkommende mål for de forskellige processer i virksomheden.

 

5. Sæt delmål, når tidshorisonten er lang.

I hvert fald, når tidshorisonten for hovedmålet er mere end 6 måneder ude i fremtiden. Så lav et delmål for halvvejen.

 

6. Synliggør mål og måleresultater.

Det er helt afgørende at synliggøre mål og måleresultater for hele organisationen. På den måde bliver både successer og potentielle problemer åbenlyse, hvilket vil få ledere og medarbejdere til at reagere. Successer bliver anerkendt og kopieret, mens der bliver handlet for at løse problemerne.

En måltavle er et godt værktøj til målstyring.

Resultater med målstyring

Vores kunde fra før valgte at opstille fire overordnede mål og heraf afledte mål for de relevante dele af organisationen. Der blev aftalt 2 milepæle. Målene blev nedbrudt til delmål – og ansvaret og beføjelserne blev delegeret til de relevante ledere og medarbejdere i processerne. Målene var ambitiøse, men alle forstod vigtigheden af at nå dem. Der blev gjort et stort arbejde for at kommunikere og motivere organisationen for de nye mål.

Resultaterne udeblev heller ikke. Målene for 2. milepæl blev nået allerede ved 1. milepæl.

Det helt afgørende for successen var, at målene var få, de var åbenlyst vigtige, og den enkelte leder havde fuld indflydelse på dem. Det gav FOKUS og KLARHED.

At vælge de få og rette mål og dermed opnå fokus på det, som er virkelig vigtigt for processen, er uhyre effektivt.

Hvis du vil vide mere om vore resultater og erfaringer med målstyring og KPI’er – og diskutere mulighederne hos jer, så kontakt Claus Toft Friis på mobil 61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk.