Lean optimering – Den effektive metode

PDF-file

Lean optimering er en praktisk og effektiv metode, der hurtigt giver synlige resultater. Det er grunden til, at Lean optimering er blevet populær med rekordfart.

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

Lean er både metoder og en måde at tænke på. Lean har en række relativt simple metoder, der er praktisk anvendelige og giver hurtige, synlige resultater, hvis der samtidigt opbygges den rette tankegang. Lean kan anvendes med succes i alle dele af virksomheden.

 

Resultater med Lean

Det rette arbejde med Lean giver både mere værdi for kunderne, samtidig med at der opnås større effektivitet i processerne.

De eksterne resultater oplever kunderne som kortere leveringstid, hurtigere respons og færre fejl i produkter og services.

De eksterne resultater kommer som følge af de interne forbedringer, som der opnås med Lean metoderne på virksomhedens processer. Det drejer sig fx om følgende:

  • Kortere gennemløbstid (Lead Time) i processerne, fx opnået med mindre ventetid og mindre om-igen-arbejde
  • Mindre spild og problemer i form af fejl, spildtid, lagerbinding mv.
  • Større fleksibilitet over for ændringer og hasteordrer, fordi det er nemmere at omstille og der køres med færre opgaver på samme tid
  • Bedre kvalitet og mindre variation i kvaliteten, fordi der laves færre fejl og man kører mere standardiseret
  • Færre omkostninger, fordi man ikke skal bruge så mange resurser på at fejlrette og gøre ting om

 

Der er 5 afgørende værktøjer i Lean optimering.

Lean indeholder 5 metoder, som skal fungere hver for sig og sammen for at få fuld effekt af Lean indsatsen.

 

Der er 5 grundlæggende metoder, som vi anvender i Lean-arbejdet hos vore kunder:

1. Kundeværdi: Skaf viden om, hvad der har værdi for kunden
2. Spild: Visualiser processen – og find alt det spild, der ikke skaber værdi
3. Mål: Sæt mål – og mål jeres resultater
4. Fremtidens proces: Design fremtidens proces
5. Forbedringer: Gennemfør store og små forbedringer – for at få den perfekte proces

 

Nedenfor gennemgår vi de 5 metoder i detaljer:

 

1. metode: KUNDEVÆRDI

– Skaf viden om, hvad der har værdi for kunden

Udgangspunktet for Lean-arbejdet er en viden om, hvad der er vigtigt for kunderne i samarbejdet med jer. I er nødt til at vide præcist, hvad der har VÆRDI for kunden.

Når I ved, hvad der er af værdi for kunden, kan I fjerne alt det, der ikke har værdi.

Så første trin i Lean-arbejdet er at beskrive lige præcis den ydelse, som har maksimal værdi for kunden. I mange tilfælde er det en viden, I allerede har i de kundevendte funktioner. Alternativt må I spørge kunderne. Man kan enten tage på kundebesøg og tage en dialog med kunden – eller gennemføre en analyse for at afdække kundeværdierne. Når I har fået indsamlet, beskrevet og prioriteret kundeværdierne, så skal de ud til medarbejderne, som er involveret i Lean-arbejdet.

 

2. metode: SPILD

– Synliggør processen – og find alt det SPILD, som ikke skaber værdi

Processen skal visualiseres. Hvad man ikke kan se, kan man heller ikke forandre. Derfor er det nødvendigt at afgrænse og kortlægge de nuværende processer.

At tegne processerne er en praktisk teknik, der bidrager til at få indsigt og erkendelser. Der bruges en bestemt kortlægningsteknik til at synliggøre den enkelte proces. Den hedder Vædistrømsanalyse eller Value Stream Mapping. Det er en form for flowchart, som indeholder vigtige data om processen.

Det er afgørende at medarbejdere og nøglepersoner med detailkendskab til processen er en del af dette arbejde. Der skal detaljer og fakta frem. Samtidig får de involverede et vigtigt ejerskab for resultaterne, som letter implementeringen af forandringerne senere.

Kortlægning af processerne med VSM eller værdistrømsanalyse er afgørende i Lean optimering.

Ved at kortlægge processen i detaljer opbygger medarbejderne en dyb indsigt i processen. Den indsigt er nødvendig, når de skal udfordre processen og systematisk udpege spildet i processen. Der er tale om 7 typer af SPILD i processen

1. Fejl: Afvigelser og om-igen-arbejde.

2. Over-leverance: Der frembringes /produceres mere, end der er brug for.

3. Over-kvalitet: Der gøres for meget ved ydelsen/varen.

4. For meget transport: Varen transporteres mere eller længere end nødvendigt.

5. For mange bevægelser: Medarbejderne udfører flere handlinger end nødvendigt.

6. Ventetid: Varer eller mennesker venter længere end nødvendigt.

7. For meget lager: Der er flere varer på lager end nødvendigt.

 

3. metode: MÅL

– Sæt mål – og mål resultaterne

Hvis I ikke ved, hvad I vil nå, så når I ingenting! Der skal opstilles mål for fx gennemløbstid og spild. Få og enkle mål er opskriften.

Sæt målene ud fra, hvad det er vigtigt for virksomheden at nå – og ikke ud fra hvad I tror, man kan nå. Erfaringen viser, at hvis potentialet er der – og det er det ofte – så er der 30-50 % at hente i mindre spild og øget proceshastighed.

At arbejde med mål er bestemt ikke noget nyt, men ind imellem skulle man tro det. Det er langt fra altid, at det fokus og det engagement, som de rigtige mål kan give, bliver udnyttet.

Både mål og hyppige måleresultater skal selvfølgelig kommunikeres til medarbejderne.

Der kan opstilles procesmål for fx:

  • Produktivitet
  • Gennemløbstid
  • Variation i kvalitet

 

4. metode: FREMTIDENS PROCES

– Design fremtidens proces

Ideen her er, at I visker tavlen ren og løsriver jer fra fordomme og bindinger. Så tager I kreativiteten i brug og besvarer spørgsmålet: Er der så en helt anden og mere Lean måde at gennemføre processen på?

Spørgsmålet skal bane vejen for forbedringsmuligheder, som ikke handler om at reparere på den gamle proces, men som handler om at skabe en helt ny og mere Lean proces.

Det gøres ved at designe en proces med FLOW. Flow handler om, at processen foregår ved høj fart og frembringer ydelser i lige præcis den mængde, der er brug for, lige når der er brug for den. Hverken mere eller mindre, før eller senere.

Flowet skabes gennem følgende:

1. Brug Træk- frem for Skub. Lad næste procestrin bestille/ordre (trække) varen fra foregående procestrin.

2. Standardiser Best Practise. Den bedste metode implementeres, hvor det er relevant.

3. Lav få ansvarsskift. Fordi ansvarsskift giver stop i processen.

4. Lav celler og optimer arbejdspladserne. Den rette indretning giver bedre flow.

5. Skab samme takt i hele processen. Alle underprocesser arbejder i samme takt.

 

5. metode: FORBEDRINGER

– Gennemfør store og små forbedringer – for at få den perfekte proces

De 4 første Lean metoder drejer sig om at finde forbedringsmuligheder. Den 5. metode handler om at bruge og implementere mulighederne. Det sker gennem løbende forbedringer. I Lean kaldes denne metode ofte for Kaizen.

Kaizen er et vigtigt værktøj i Lean optimering.

 

Når forbedringsmulighederne er fundet, så skal de prioriteres ud fra to kriterier:

  • Hvor godt bidrager de til at nå målene?
  • Hvor nemme er de at implementere?

Det er også en god taktik at skele til, hvor der er ledige resurser og mest motivation til at implementere forbedringerne.

 

Synergi i metoderne

Der kan opnås nogen resultater ved brug af de enkelte metoder. Men den store effekt kommer, når metoderne anvendes sammen og i fuld udstrækning. Så slår Lean igennem for alvor.

Hvis du vil vide mere om, hvordan Lean kan implementeres hos jer, så kontakt Claus Toft Friis på mobil 61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk.