Lean ISO 9001

PDF-file

Opnå bedre resultater og spar resurser ved at sammenlægge Lean- og ISO 9001-indsatsen

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

I mange virksomheder arbejdes der med Lean og ISO 9001 som to adskilte arbejdsområder. Men både Lean og ISO 9001 har til formål at optimere processerne. ISO 9001 skal sikre, at kunderne gennem kvalitetsledelse får det, som de har krav på – mens Lean skal sikre, at det sker med anvendelse af færrest mulige resurser.

Men det er de samme processer, som det handler om. Derfor koster det unødige ekstra resurser at drive et Lean arbejde som én indsats i virksomheden – og samtidig bruge og vedligeholde et ISO 9001 kvalitetsledelsessystem som en helt anden indsats.

Dette er imidlertid tilfældet i rigtig mange af de 1700 danske virksomheder, som er ISO 9001 certificeret og som samtidig arbejder med at optimere virksomheden med Lean metoden.

Men hvorfor ikke sammenlægge arbejdet med Lean og ISO 9001 i én fælles indsats? Der er nemlig så store sammenfald i fokus og aktiviteter mellem Lean og ISO 9001, at der kan opnås stor synergi og mange resultater ved at integrere de to metoder til én samlet indsats i virksomheden.

Samtidig er der en række svagheder ved både Lean og ISO 9001, som kan imødegås ved at integrere indsatserne. I Lean arbejdet er der en klar tendens til at forsømme kvalitet til fordel for produktivitet. I kvalitetsledelse efter ISO 9001 har det vist sig vanskeligt at få gennemført reelle forbedringer af processer og opnå forretningsresultater.

Ved at arbejde med indsatserne under ét kan en række af de største svagheder afhjælpes i både Lean arbejdet og kvalitetsledelsen.

Der er ingen modsætninger mellem Lean og ISO 9001. Tværtimod er der masser af synergi, hvis de to ledelsesmetoder ses under ét.

Begge metoder har til formål at optimere virksomhedens processer. Hovedfokus i de to metoder er blot lidt forskelligt.

I Lean ISO 9001 handler det om at opnå tilfredse kunder gennem lønsomme processer.

1. Om at gøre det rigtige – og om at gøre det rigtigt
Lean har til formål at få virksomheden til at gøre det rigtigt, få mest muligt ud af resurserne og undgå alt, som spilder resurser. Det engelske ord for dette er: EFFICIENCY (produktiv).

ISO 9001 har til formål at sikre, at virksomheden gør det rigtige i forhold til kunden, nemlig at levere det aftalte og opfylde kravene. På engelsk er der ét rammende ord for dette: EFFECTIVENESS (effektiv).

Med andre ord skal ISO 9001 sørge for, at processen leverer det aftalte. Lean skal sørge for, at det sker med et minimum af resurser.

Begge metoder har sine styrker og sine svagheder. Ved at integrere metoderne fjernes en række af de værste svagheder fra begge metoder.

 

2. Det gør Lean for ISO 9001
Den store popularitet for Lean skyldes både tankegangen og de mange praktiske metoder i Lean. Disse styrker tilfører ny dynamik og slagkraft i kvalitetsledelsen. Her er et par eksempler:

Lean bruges til at procesorientere kvalitetsledelsen:

Den mest grundlæggende Lean metode er Value Stream Mapping (VSM), som er en meget visuel kortlægning af processerne i flowdiagrammer.

ISO 9001 kræver, at kvalitetsledelsen er procesorienteret. Mange virksomheder forsøger at opfylde dette krav ved at beskrive deres processer i klassiske procedurer. Denne måde lever måske nok lige akkurat op til ISO 9001, men den ændrer ikke silotankegangen i virksomheden.

Kortlægningen i VSM og den efterfølgende optimering af flowet i processerne kan bruges til en reel procesorientering af kvalitetsledelsen. Efterfølgende kan siloerne brydes ned og erstattes med en procesorienteret organisation i virksomheden.

Lean forbedrer kvalitetsledelsen:

Lean handler grundlæggende om at forbedre processerne. Det sker ved at fjerne spildet, øge flowet og gennemføre vedvarende forbedringer (kaizen).

Selvom der er krav om korrigerende og forebyggende forbedringer i ISO 9001, er der kun meget få virksomheder, der er gode til det i deres kvalitetsledelse.

Ved at lade Lean være det bærende omkring forbedringer i kvalitetsledelsen, så kommer der langt mere skub og kraft i disse forbedringer. For dette er virkelig styrken i Lean.

 

3. Det gør ISO 9001 for Lean
Der er en række områder, hvor metoderne i og bag ISO 9001 er virkelig stærke, og som gør Lean resultaterne bedre. Lad os her fremhæve et par af de vigtigste:

ISO 9001 kvalitetsledelse fastholder fokus på kvaliteten:

Lean ”glemmer” kvaliteten i mange virksomheder, der bestræber sig på at øge produktiviteten med Lean. Det kommer ofte til at ske på bekostning af kvaliteten. Simpelthen fordi der tages resurser ud af processerne, uden at konsekvensen for kvalitet og kvalitetsledelse gennemskues. Flere virksomheder har gennem de seneste år fået en brat opvågnen, da antallet af reklamationer pludselig begyndte at stige markant efter lang tids ensidig fokus på produktivitet.

ISO 9001 skaber en modvægt til dette, hvis ISO 9001 tænkes ind i Lean arbejdet. Kvalitetsledelse, der opfylder ISO 9001, beskriver nemlig de kvalitetskrav og forventninger, som kunderne har til virksomheden. Det kan være krav til produktet, serviceydelsen, leveringstider samt overholdelse af lovkrav.

Disse krav er en beskrivelse af, hvad der har værdi for kunderne. Det er afgørende at vide, hvad der har værdi, for at kunne fjern det, der ikke har værdi. Når krav, ønsker og forventninger kortlægges i kvalitetsledelsen, kan spildet systematisk fjernes fra processerne, uden at det forringer kvaliteten.

ISO 9001 kvalitetsledelse fastholder forbedringer:

En vigtig del af ISO 9001 er dokumentstyringen, som holder fast i de arbejdsgange og metoder, som virksomheden bruger.

En af udfordringerne i Lean er netop at fasholde de forbedringer, som er gennemført. Meget ofte sker der det, at tingene glider tilbage til det oprindelige, i takt med at tiden går. Dermed bliver Lean resultaterne meget flygtige.

Hvis Lean løsningerne forankres, implementeres og auditeres gennem kvalitetsledelsen, er der langt bedre mulighed for at fastholde resultaterne.

 

4. Praktiske eksempler på sammenlægning af Lean og Kvalitetsledelse efter ISO 9001

Der er som nævnt en lang, lang række praktiske områder og aktiviteter i Lean og kvalitetsledelse, som kan integreres med fordel. Ved at lægge resurserne sammen og opstille fælles mål kan der opnås synergi og besparelser.

Lad os fremdrage en række praktiske områder som eksempel:

a. Læg Lean afdelingen og kvalitetsafdelingen sammen. Mange virksomheder har en adskilt kvalitetsafdeling og Lean afdeling med hver sit budget og sine mål. Begge har fokus på virksomhedens processer. Der vil være sammenfald i interesser og en konkurrence om resurser og fokus. Det er selvfølgelig suboptimering.

b. Anvend metoderne i Lean til at strømline alle dele af kvalitetsledelsen, fx ved at forkorte gennemløbstiden for en reklamation eller for en dokumentændring.

c. Brug Lean tavlemøder til at planlægge, overvåge og forbedre processerne, som det kræves i ISO 9001

d. Anvend de interne auditorer til at finde spild (Gemba), mens de alligevel auditerer processerne.

e. Brug Lean tankegangen og metoden omkring spild til at gennemføre både korrigerende og forebyggende forbedringer, som det kræves i ISO 9001.

f. Brug kvalitetsledelsessystemet til at fastholde de standarder, der udvikles i Lean arbejdet.

g. Anvend de kortlagte Value Stream Maps som dokumentation af processerne på procedure-niveau.

h. Brug de effektive træningsmetoder i Lean (fx TWI) til at træne medarbejderne, som det er krævet i ISO 9001.

Med Lean ISO 9001 opnås en række synergier.

5. Resultater ved at integrere Lean og ISO 9001

Flere virksomheder er i gang med at integrere Lean og kvalitetsledelse.

Der opstilles og implementeres fælles mål for Lean og Kvalitet. På den måde sker arbejdet med at øge produktiviteten ikke på bekostning af kvaliteten i leverancerne. Omvendt øges udgifterne til kvalitetsledelse heller ikke uden, at det er på en lønsom måde.

Medarbejderne i disse virksomheder bruger ikke tid og energi på divergerende Lean- eller kvalitetsindsatser – eller oplever den situation, at mål fra forskellige hold er ukoordinerede eller i direkte modstrid med hinanden.

Som en naturlig følge sammenlægges Lean afdelingen og kvalitetsafdelingen – og der opnås besparelser på de resurser, der anvendes hertil.

Det er ret svært at få øje på ulemper ved en sammenlægning af Lean og kvalitetsledelse i virksomheden. Selve implementeringen kan være en udfordring for de stabsafdelinger, som er berørt. Men fordelene for alle afdelinger og processer i virksomheden er overbevisende.

Vil du videre mere om vore resultater og erfaringer med sammenlægningen af Lean- og kvalitetsarbejdet, så kontakt Claus Toft Friis på mobil 61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk.