Den nye ISO 9001

PDF-file

Den nye ISO 9001 standard stiller krav om et bedre ledelsessystem. Et system, der er forankret i topledelsen.

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

Den nye ISO 9001 standard har helt nye krav til virksomhedernes ledelsessystem. ISO 9001:2015´s nye krav gør, at de fleste virksomheder må gennemføre en række større ændringer af deres ledelsessystemer.

 

De nye krav i ISO 9001

De store ændringer i ISO 9001 handler stort set alle om at bringe ledelsessystemet op på strategisk niveau og gøre systemet til topledelsens værktøj.

Der er tale om 5 nye krav til virksomhederne:

  1. Ledelsessystemet skal bidrage til at nå virksomhedens strategi
  2. Alle interessenter skal omfattes af ledelsessystemet
  3. Processerne skal alle være en integreret del af ledelsessystemet
  4. Der skal løbende afdækkes muligheder for at øge kundetilfredsheden
  5. Der skal konstant indsamles og vedligeholdes den nødvendige viden i virksomheden

iso

International Organization for Standardization.

Mere end 1 million virksomheder er på verdensplan certificeret efter ISO 9001. I Danmark er det 1700 virksomheder. Alle skal opfylde ISO 9001:2015 senest i 2018.

Man antager, at dobbelt så mange virksomheder anvender standarden som rettesnor for deres ledelsessystemer uden at være certificeret.

 

1. Ledelsessystemet skal bidrage til at nå virksomhedens strategi

Den nye ISO 9001 ønsker med dette nye krav, at virksomhederne får et samlet og holistisk system til at styre virksomheden. Et ledelsessystem der favner fra strategi, over mål og processer, til de operationelle instruktioner. Herved får virksomhedens ledelse et samlet overblik og en håndtering af stort set alle vigtige dele af virksomheden.

Med de nye krav er ISO 9001 blevet forretningsorienteret. Standarden kræver nemlig, at ledelsessystemet knyttes tæt til virksomhedens overordnede strategi. Der skal være en direkte rød tråd mellem ledelsessystemet og den retning, som virksomheden har med sin strategi. Helt konkret skal virksomheden også afdække alle eksterne og interne forhold, som påvirker strategien og ledelsessystemet.

Kravet kan fx opfyldes med følgende 2 tiltag:

  1. Strategiarbejdet gøres til en integreret del af ledelsessystemet
  2. Resultatet af strategiarbejdet implementeres i ledelsessystemets øvrige processer og mål

 

2. Alle interessenter skal omfattes af ledelsessystemet

Den nye ISO 9001 kræver at alle interessenter er omfattet.

ISO 9001 har stillet dette nye krav, fordi stadigt flere parter har betydning for virksomhedens succes. Der er derfor et stigende behov for synligt og systematisk at styre disse relationer.

Kunden har hele tiden været den centrale interessent i det ledelsessystem, som opfylder ISO 9001. Men som noget helt nyt kræver den nye ISO 9001, at virksomheden undersøger, hvilke andre interessenter, der er vigtige for at opnå høj kvalitet og kundetilfredshed. Det kunne fx være samarbejdspartnere, myndigheder, leverandører eller NGO’er af betydning for virksomheden.

For de vigtigste interessenter skal virksomheden afdække de konkrete krav og behov, der er nødvendige for virksomheden at opfylde. Samtidig skal der i ledelsessystemet så implementeres processer og arbejdsgange, som sørger for at disse krav og behov reelt bliver opfyldt.

Det nye krav kan fx opfyldes ved at gennemføre en interessentanalyse med efterfølgende aktioner – eventuelt en gang om året. Det kan fx ske som en integreret del af ledelsens strategiarbejde.

 

3. Processerne skal alle være en integreret del af ledelsessystemet

Den nye ISO 9001 har med dette krav ønsket at øge procesorienteringen af virksomhederne, fordi den traditionelle silotankegang hæmmer kvalitet, produktivitet og kundetilfredshed.

Den nye ISO standard har både krav til det holdningsmæssige og det systemmæssige, fordi begge dele er nødvendige for at procesorientere virksomheden.

Med hensyn til det holdningsmæssige får topledelsen ansvaret for at udbrede en øget procesforståelse og – tankegang blandt alle medarbejdere. Dette procesfokus kan selvfølgelig ske gennem konkrete tiltag som træning og kurser. Men erfaringen har vist, at en effektiv aflivning af silotankegangen kun kan gennemføres ved at lederne agerer som rollemodeller i ord og handling.

Omkring det systemmæssige kræver ISO 9001, at ledelsessystemet dokumenterer alle procesdata på et langt højere detaljeringsniveau end tidligere. Input, output, ansvar og KPI’er er nye og tydeliggjorte krav til procesledelsen i virksomheden.

Kravet i standarden kan fx opfyldes ved at lade ledelsessystemet bestå af gennemsigtige end-to-end processer, hvor procestankegangen er dominerende. Der opbygges et solidt procesejerskab i organisationen, hvor silotankegangen er fjernet, og hvor kunden er i centrum.

Et eksempel på et procesorienteret ledelsessystem er vist nedenfor.

Den nye ISO 9001 kræver et procesorienteret ledelsessystem.Figur: Eksempel på procesorienteret ledelsessystem: Det viste ledelsessystem indeholder 4 kerneprocesser, der skaber den ønskede og definerede værdi for kunderne. Skydeskiverne viser virksomhedens KPI’er for henholdsvis kunder og kerneprocesser. Her måles, om virksomheden når sin strategi og sine mål. De 5 støtteprocesser understøtter kerneprocesserne. Loopet med Improving viser den proces, som sørger for, at processerne og ydelserne konstant forbedres.

 

4. Der skal løbende afdækkes muligheder for at øge kundetilfredsheden

Standarden har med helt nye og skærpede krav på dette område ønsket at sætte fokus på den udfordring, som mange virksomheder har med konstant at forbedre kvalitet og kundetilfredshed. Også dette område er gjort til et ledelsesanliggende, hvor ledelsen må gå forrest, både i det strategiske arbejde og i det daglige arbejde på gulvet.

Det er et nyt krav i ISO 9001, at virksomheden løbende og proaktivt skal afsøge muligheder for at forbedre produkter, ydelser og processer. Formålet er at finde veje til at øge kundetilfredsheden. I denne sammenhæng kræver standarden nu også, at der gennemføres risikovurderinger, både i relation til at udnytte de fundne muligheder, men også for at analysere de enkelte processers mulighed for at skabe kundetilfredshed.

Kravene kan fx opfyldes med følgende 2 tiltag:

  1. Analyser af muligheder og risici gøres til en integreret del af strategiarbejdet i virksomheden. Det er vigtigt, at analysen også har fokus på virksomhedens processer.
  2. Konstante forbedringstiltag gøres til en del af dagligdagen i virksomheden. Der implementeres praktiske metoder og en forbedringskultur, hvor alle ledere og medarbejdere oplever det en naturlig del af arbejdsdagen at gennemføre forbedringer på egne processer og arbejdsopgaver.

 

5. Der skal konstant vedligeholdes den nødvendige viden i virksomheden

Dette nye krav i standarden er kommet for at minimere virksomhedens sårbarhed omkring den viden og knowhow, som er helt afgørende for virksomheden og dens processer.

monitorISO 9001 kræver, at ledelsessystemet styrer og vedligeholder den organisatoriske viden i virksomheden. Det handler her ikke om den viden, der går hjem til fyraften. Men kravet handler primært om den viden, der bliver i virksomheden efter fyraften i form af fx dokumenter eller filer. Og hvis den går hjem, så er den mindst ”lagret” i 2 personer.

Stardardens nye krav kan fx opfyldes på følgende måde:

  1. Ledelsessystemet udvides med videnstyring eller Knowledge Management, som styrer nøgleviden, erfaringer, produktdatabaser m.m.
  2. Afgørende viden, som kun kan ”lagres” i medarbejdere, er lagret i mindst 2 personer.

Udnyt muligheden

Den nye ISO 9001 stiller en række nye krav til virksomhedens ledelsessystem. Udover de store krav, der er behandlet i denne artikel, er der en række af små ændringer, som har mindre betydning for et godt ledelsessystem. Alle certificerede virksomheder skal opfylde de nye krav i ISO 9001 ved deres næste re-certificering og senest i 2018.

Alle virksomheder, der anvender ISO 9001, skal derfo<r bruge kræfter i de kommende måneder og år på at gennemgå og opjustere deres ledelsessystemer. Hvis det nuværende ledelsessystem ikke er effektivt og ikke leverer reel værdi til kunder og virksomhed, så er den nye standard en god lejlighed til at effektivisere det nuværende ledelsessystem.

Så hvorfor ikke optimere og forbedre ledelsessystemnet nu, hvor systemet alligevel skal gennembearbejdes for at opfylde de nye ISO 9001 standard?

Vil du have mere at vide om at opfylde ISO 9001:2015 og få et effektivt ledelsessystem, så kontakt Claus Toft Friis på mobil 61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk