Blitz Kaizen – Derfor er 3 dage nok

PDF-file

Blitz Kaizen er en effektiv metode, som kan anvendes, når der er brug for at få løst et problem hurtigt og effektivt. 3 dage er som regel nok til at nå de opstillede mål.

 

Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps

 

Blitz Kaizen kaldes også for Kaizen Event eller bare Blitz. Blitz Kaizen kan anvendes, når der er et stort problem, som I har gået og talt om i månedsvis eller måske i årevis, uden at I har fået hul på bylden. I de situationer sker der ofte det, at problemet når at udvikle sig til noget mere og mere uoverkommeligt.

Det kan også dreje sig om et problem, som I ikke får løst, fordi det kan være svært at få frigjort folk fra linjen til projektet. Bliver de pågældende ledere og medarbejdere alligevel frigjort til at deltage i et projekt, har de måske svært ved at finde den mentale ro til at arbejde i et traditionelt projekt over længere tid, fordi det daglige arbejde fylder for meget.

I de situationer har vi rigtig gode erfaringer med Blitz Kaizen, som også kaldes Kaizen Blitz eller bare Blitz. Vi gennemfører mange Blitzer for vores kunder, hvor problemerne enten vedrører kvalitet, processer eller noget helt tredje på tværs af virksomheden.

En Blitz er alt andet end et traditionelt projekt. En Blitz bygger på 5 spilleregler, som er hele kilden til, at metoden er meget effektiv på bare 3 dage.

Blitz Kaizen styres med 5 spilleregler.

1. Samme fokus

Samme fokus vil sige, at alle arbejder på det samme samtidigt.

Har du prøvet at sidde i et møde, hvor én deltager er i gang med at finde årsagerne til problemerne, to andre er i gang med at finde en løsning, en fjerde er i gang med at finde ud af, hvad det egentligt er for et problem, der skal løses, mens resten af gruppen er stået mentalt af.

Grunden til, at mødedeltagere meget ofte har deres fokus forskellige steder, er, at hver deltager har sin foretrukne rolle.  Nogen er rigtig gode til at komme med ideer, andre er gode til planlægning og andre igen er gode til at udfordre planen. Der er brug for det hele, men bare ikke samtidigt!

Det, der går tabt, når deltagerne har et forskelligt fokus, er gruppesynergien, og så tager det meget længere tid at nå resultater. Som hovedregel så skaber en gruppe bedre resultater end en enkeltperson. For at en gruppe kan samarbejde, så er det en forudsætning, at gruppedeltagerne lytter til hinanden og bygger videre på hinandens tanker. Det sker kun, når alle arbejder på det samme samtidigt.

Måden, der skabes samme fokus, er ved at Blitz-lederen holder deltagerne hårdt fast på ét fokusområde ad gangen.

 

2. 100 % på

I de dage, Blitzen varer, er deltagerne 100 % på og er til stede uafbrudt fra start til slut.

En Blitz forløber typisk over 3 arbejdsdage i direkte forlængelse af hinanden. De deltagere, der er med, er mennesker, der har en stor interesse i at få gennemført forbedringen og i at få brugt deres viden og erfaring. Blitzen er et meget intensivt forløb, hvor deltagerne kun har fokus på det arbejde, der foregår under Blitzen.

Deltagerne oplever, at de virkelig får brugt sig selv. Hjernen arbejder simpelthen på højtryk. Der er også mange, der sover meget tungt de dage, Blitzen varer.  Koncentrationen og involveringen er meget høj, og det betyder, at deltagerne – bevidst såvel som ubevidst – knokler på at finde de bedste løsninger.

Hvis en af deltagerne går til og fra Blitzen og måske er væk i en ½ times tid for at besvare opkald på mobiltelefonen, sende og modtage mails mv. så tabes vigtig indsigt og koncentration i det forløb, de andre har gennemløbet i mellemtiden.

Derfor er det et absolut krav, at alle deltagere er 100 % på hele tiden.

 

3. Tider overholdes

Med kun 3 dage til at gennemføre en forbedring er der selvsagt ikke plads til tidsspild.

Undervejs i en Blitz vil der være behov for, at Blitz-gruppen deler sig i kortere perioder. Gruppen aftaler så, hvornår de er færdige og mødes igen. I den bedste hensigt kan der ske det, at deltagere får lyst til at bruge mere tid end aftalt på at indhente oplysninger.

Der kan også ske det, at to deltagere kører ud ad et sidespor i en diskussion om noget, der ikke vedrører selve Blitzen og den opgave, de er i færd med at løse – og derfor kommer i tidsnød.

Det er der ikke tid til under en Blitz. Tiderne må overholdes. Aftales det, at man er færdig med noget på et bestemt tidspunkt, så er man det.

 

4. Færdige på 3 døgn

Der er 3 hovedtrin i en Blitz:

1. PROBLEM: Der bruges op til en ½ dag på, at gruppen får nøjagtigt samme billede af det problem, som skal løses. Samtidig sættes der kroner på det potentiale, som problemet udgør. Det er helt afgørende for motivationen.

2. ÅRSAGER: Den absolut vigtigste og sværeste opgave er at finde de reelle årsager til problemet. Hvis gruppen ikke finder roden til problemet, vil gruppens løsninger ikke fjerne problemet. Gruppen bruger helt op til 1½-2 dage på dette, hvis det er nødvendigt.

3. LØSNINGER: Når gruppen har fundet de reelle årsager og ikke bare en række symptomer, så er det som regel meget nemt for gruppen at finde løsninger og udarbejde en implementeringsplan. Under arbejdet med årsagerne har løsningerne hobet sig op i baghovedet. Denne fase tager typisk ½-1 dag.

3 dage med hver deres fokus er ideen i effektiv Blitz Kaizen eller Kaizen Event.

I en Blitz har gruppen altid løsningerne klar, når de 3 døgn er gået. Og det er vel og mærke løsninger, som er helt klar til implementering.

Det betyder, at gruppen er nødt til at være realistiske omkring, hvad der kan lade sig gøre på kort sigt. Mere langsigtede løsninger må gruppen parkere.

Et andet aspekt er, at nogle tænker, at man ikke kan komme til bunds i et problem, finde en løsning og gøre implementeringen parat på 3 dage. Andre siger, at det må da blive noget sjusk, når man skal nå så meget på så kort tid.

Men det, at deltagerne har 3 hele arbejdsdage (typisk kl. 8-17) uden afbrydelser, er netop grunden til, at Blitzen lykkes. Gruppen er nødt til at finde brugbare løsninger lige nu. Det hjælper gruppen med at prioritere og rykke fremad i stedet for at lade sig fordybe i forkromede løsninger eller stadig nye problemstillinger, der har det med at dukke op hele tiden.

For at lykkes på 3 dage med Blitzen, skal gruppen have en forhåndsaftale med organisationen om, at alle, de kontakter undervejs, straks hjælper dem med de ønskede data og oplysninger.

 

5. Ledelsen står bag

Det er ledelsen, som er sponsor for en Blitz. Når ledelsen står bag Blitzen, så er det tydeligt for Blitz-gruppen – og alle andre – at ledelsen virkelig ønsker at få gennemført en forbedring og ønsker at støtte gruppen i at få det gjort.

Det er med til at give gruppen en tro på, at det nytter noget at kaste energi og engagement i Blitz-arbejdet. Det kan også være med til at fjerne tvivl om ledelsens engagement og vilje til at støtte forbedringer. Når Blitz-gruppen har udarbejdet løsninger og en implementeringsplan, så er det ledelsens opgave at udfordre planen, godkende den og sikre, at den straks bliver implementeret.

Vi har gennemført Blitz Kaizen i mange typer af organisationer i ind- og udland – og det fungerer hver gang. At der kun er 3 dage til en Blitz Kaizen er selvfølgelig en udfordring, men også en stor fordel. Det tvinger nemlig deltagerne fremad og til at finde brugbare løsninger.

Hvis du vil vide mere om vore resultater og erfaringer med Blitz Kaizen – og diskutere mulighederne hos jer, så kontakt Claus Toft Friis på mobil
61 37 97 44 eller på mail ctf@friismanagement.dk.